让企业内部信息沟通更顺畅

让企业内部信息沟通更顺畅

  让企业内部信息沟通更顺畅，在社会上，其实无论是人与人之间的沟通，还是职场中企业内部之间的沟通等等，都是比较复杂的一门学问，我们来一起学习一下让企业内部信息沟通更顺畅

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  E化办公的原罪？员工的错？还是管理出了问题？

  来自可口可乐公司的“daniel”指出，这样的问题在每个公司多多少少都有。这因为是受到了E化办公的限制。有时候各个部门经常为一件事情“踢皮球”，很简单的一个问题会发送很多个邮件，还是不能得到解决。深圳市佳创视讯技术有限公司的“真水无香”也认为只靠电子化沟通不够。电子化固然有一定的好处，如有据可查，能明确责任，能把知识留在公司内等等，但也有一些不好的地方。

  沈阳太鼎企管顾问有限公司的“Ani”和上海华易动物保健品有限公司“玉（小鱼)”等用户则认为员工的态度决定他们的行为，员工对待工作的态度不端正也是导致信息沟通不畅的原因之一。 “玉（小鱼)”的经验是态度决定一切，企业的成功是集体的智慧。上海优科电脑有限公司的“Chiefun Kwok”认为如何解决沟通的问题，技术不是最重要的，重要的是每个人的想法和态度。如果员工不愿意沟通合作，管理流程再先进，IT系统再完善，也无法使大家都坐在一起沟通，一起协作。

  还有一些用户认为信息沟通不畅的根源在于企业的管理者和管理体系。启先文化发展有限公司的任培文的看法是，企业出现问题，首先应该是企业管理者本人出了问题，如果不能很好的发觉企业管理者的问题，桥梁就不通，就成了隔离企业员工的墙，如果不反省企业管理者自己本身的问题，只会弄巧成拙，就谈不上解决企业所面临的责任不明确、沟通不畅等问题。一汽轿车股份有限公司的“睿智者”指出，信息沟通不畅，在很大程度上是管理者不希望让权力共享。

  为了帮助大家解决上述种种原因造成的信息不通畅的现象，用户们纷纷慷慨献策。

  沟通的本质是需求

  常州中天焦化有限公司的“双刃剑”认为，我们讲沟通首先要明确为什么要沟通，只有存在真正的、不同形式的需求，那么沟通才具有其现实性。有效的沟通必须存在于系统中的硬环境与软环境，所谓硬环境是指系统中应功能组合所产生的部门对信息流的需求，这对有形产品生产及部门功能较强的系统是非常重要的，且完全可以通过制度化管理来得以实现。所谓软环境是指系统产品中无形劳动成果含量（脑力劳动）的多少、员工技能知识水平高低、工序的细分程度等，这对沟通的有效性会产生很大影响。

  多渠道全方位的交流

  更加灵活多样的沟通方式 目前E化办公已经成为企业普遍采用的办公方式。这种办公方式较之传统形态来说，在节约资源、提高效率等多方面都有很大的优势。但是“Daniel” 发现，有时候几句话能够说清楚的问题通过电子邮件沟通却颇费费力。他认为，有些问题更适合面对面的沟通或者需要更特殊的沟通环境。

  “真水无香”指出，电子化办公能够明确责任固然是好的，但是不是所有的事情都能明确，也不是所有的事情都必需要明确，如果片面追求明确责任，就会带来一些负面的效应。比如：一些突发性的事故会没有人处理，人们不敢主动的帮助别人等等。过于依赖网络系统，一方面会造成信息发出和接收的时差；另一方面，员工利用网络回避问题，或者将事情推给别人。该用户认为，想从根本上解决这些问题，一方面要不断地去优化工作流程；另一方面，要有处理非常规问题的机制，拓宽交流的渠道。

  统一开放的沟通平台和系统化的工作流程 杭州利尔达单片机技术有限公司的“Dhc”的经验是，建立内部共享的沟通平台，部门之间，即使不在同一个地区的各个部门，都可以同样有效地传递信息。即便同事们分布在各个不同的地区，但仍然感觉身处在同一个办公室里。

  用户“xuezheng”的意见是，首先要建立一个平台，创造一个可以快捷高效沟通信息的条件。然后落实责任，每个人的工作完成后都要上平台，可以规定一定要将工作计划、报告、总结、评估、完成实绩都要每个人自己输入平台，只有全部输入平台才能算完成工作。接着对平台内容进行分级共享。最后每半年对平台信息进行梳理维护，保留重要内容并作好索引便于查找考核评估。

  东阿阿胶集团的“浩儿”提出应当建立信息共享系统，让所有不涉及企业机密的信息共享，使各环节都了解企业的整体状况。

  东方通信的“湄湄” 认为要建立信息管理系统。包括企业业务信息种类、信息流的控制、考核方法等。信息管理系统应该根据企业的实际需求来建立，管理流程的合理性是关键。

  汇众水处理设备有限公司的阳华衡，建议建立工作联络制，加强沟通管理。建立工作联络制，将工作流程形成文字性的东西，各流程操作员进行确认和签字，以免造成出了事情没有责任或出了事情大家的责任。加强沟通管理，每一次沟通都应该记录在案，让所有员工养成记录的习惯，以便回复和工作安排。

  完善管理 为沟通护航

  以管理者为切入口 美源洗染有限公司的“别理我”的看法是，使用E化管理会造成一定的依赖性，然而最重要的是管理人员的素质问题，不解决人事上的管理就难以进行顺畅的E化管理。任培文认为解决企业部门之间的不畅通，应当从关键地方企业高层的管理者入手，只要高层搞顺了，中层、下层就好解决。如果高层沟通问题不能解决，那一切白搭。

  一汽轿车股份有限公司的“睿智者” 指出，当今的社会是信息社会，拥有信息的部门或人员就拥有了权力。解决沟通的问题，除明确职责外，还应解决部门的领导者的思想问题，去除其思想深处的权力占有欲，树立起合作开发的意识。什么样的领导带出什么样的兵，只有思想上发生变化，一些相应的例会制度、报告制度等沟通方式才能起到有效的作用。

  深圳瑞霖医药有限公司的“心涛”提出要完善管理制度，首先完善各部门各岗位的职责，并建立考核体系；确定报告制度，定期向上级及相关部门报告工作信息；建立例会及公文发布制度；建立网上办公系统，做到资源共享，并建立相应的制度进行管理；上述各项制度均与绩效考核体系挂钩。 在中信实业银行的“无敌小雄”看来，最主要、最重要的首先是管理高层在内部沟通问题上所起的作用。高层管理者的重要职责之一就是创造良好的内部沟通氛围，并身体力行，保持与各级员工的有效沟通。但遗憾的是，有些企业高层忽视了自身的作用，在沟通方面做得不怎么样，却一味指责下属缺乏沟通。

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  加强内部沟通

  层级壁垒森严越级沟通难上加难

  美国学者桑德拉·黑贝尔斯、理查德·威沃尔在 《有效沟通》 一书中，提出 “沟通是人们分享信息、思想和情感的任何过程。这个过程不仅包含口头语言和书面语言，也包含形体语言、个人的习气和方式、物质环境———即赋予信息含义的.任何东西。”

  现代企业进行有效沟通是十分重要和必要的，但在实际沟通中却存在很多障碍。

  李伟是一家互联网公司的内容编辑。据李伟介绍，所有员工在入职时都会分配一位相应的导师，导师一般由同部门业务经验较丰富的同事担任。他们负责引导该名新员工熟悉公司内部从工作到生活的一切。新员工有任何问题都随时可以向导师咨询。

  但是， 李伟补充说，虽然如此，但内部的沟通并不全面：“平时主要跟部门领导探讨业务事宜，与公司大领导几乎没有交流。公司领导虽然在公开场合表达过 ‘办公室大门随时为员工打开， 随时随地可以进来与他们交流’，但是我们与领导的沟通仅限于 ‘见面打招呼寒暄’。因为职场最忌讳越级汇报工作，我们不想因为这种事情跟我们的直接领导产生冲突。”

  微软公司招聘项目经理杨慧告诉记者，微软同样不主张、不鼓励主动越级，更加推崇员工尝试各种方式自主解决问题， 或与直接领导沟通。“微软建立了 ‘skip level one on one’ (跨级谈话) 机制。这是专门针对企业员工与领导越级交流的沟通机制，员工可以与上上级领导或者更高层的领导定期交流问题，每个月固定一次。”

  “沟通可以减少摩擦与冲突，使领导和员工相互了解，增加决策的科学性，也缩短了从决策到执行的时间。”杨慧补充道。

  联想是国内为数不多具有成熟内部沟通机制的企业之一，主要表现为大力倡导 “沟通四步骤”： 遇到问题时， “找到责任岗位直接去沟通”、 “找该岗位的直接上级沟通”、“报告自己上级去帮助沟通”、 “找到双方共同上级去解决”。

  新媒体助力内部沟通形式多元化

  越来越多的企业认识到，只有通过构建企业内部管理沟通体系、提高员工的满意度，降低离职率，才能实现企业的经济效益。除了总裁邮箱、 企业内刊之外，很多企业都有内部的即时沟通工具或企业内部论坛。 这成为企业内部沟通机制的重要组成部分。

  杨慧说，在微软内部，企业沟通的及时性、开放性因为即时通讯工具的使用。变得更加突出。员工使用微软自主研发的Lync，实现在线沟通，员工可以看到全世界各地微软员工的工作状态，或 “忙碌”或 “离开”，也可以看到员工的级别; 可以使用outlook发送邮件，并且与员工本人的座机号码绑定， 保证沟通的及时性; 同时， 微软利用内部广泛使用yammer这一社交平台，组成一个集投票、聊天、活动、链接、主题、问答、想法等应用程序为一体的企业社交网络。

  “正是有这些硬件与软件作保障，融入公司开放性的企业文化特点，微软虽然没有明确成文的内部沟通机制， 但是它时时彰显出企业沟通的及时性与开放性。” 杨慧表示。

  深圳市远行科技有限公司副总经理何明璐则认为，如果非异地，本来就是在一个开放性的环境，可以减少IM(即时通讯) 群这种沟通方式。如果是异地协作，IM群相当有必要，特别是支持文件传送的RTX工具和支持多方通话的内部IM工具。

  内部网站是企业内部沟通体系中的重要一环，是交流业务与生活的绝佳平台。据李伟介绍，他所在的企业内部网站基本覆盖了工作与生活的每一方面，包括技术交流、产品体验、学习分享等。其中有一个板块叫 “总办交流”，任何员工都可以提问题，相关公司高层也会适时 “冒泡”，作出相应回答。

  注重自下而上增加横向沟通

  从内部沟通机制的建立来讲，国内的企业与外企相比有着一定的差距，相比传统企业，新兴企业更注重建立企业内部沟通机制。一般来说，一个企业有什么样的组织机构和管理模式，就会形成有对应特色的管理沟通网络。 传统企业的组织机构高度正规化集权化， 从最高管理层到最低员工层间，层级制度严格。在管理沟通中，员工基本上只能与其直接上下级进行单一的上行或下行沟通，管理沟通网络简单固定，既不利于信息的高效流通，也影响基层员工的主动性、积极性。